O que é Outsourcing de Impressão?

Outsourcing de Impressão refere-se ao aluguel, comodato ou locação de impressoras ou equipamentos de impressão em geral. Outsourcing é uma expressão em inglês normalmente traduzida para português como Terceirização de Processos não Estratégicos para uma Empresa. No mundo dos negócios, o outsourcing é um processo usado por uma empresa no qual outra organização é contratada para desenvolver uma certa área da empresa, fazendo com a empresa possa focar nas atividades principais e estratégica de seu negócio.

O outsourcing é uma prática fundamental para o sucesso da gestão empresarial, possibilitando um crescimento rentável na empresa, contribuindo para um melhor controle de gastos e concedendo mais recursos humanos e tecnológicos ao dispor da empresa. Segundo Gardner, 70% das empresas não sabem o quanto gastam com impressões, e é até mesmo por falta de consciência de colaboradores e gestores, a produtividade e custos são comprometidos por falta de gestão de impressões.

Quais são os objetivos da implantação de outsourcing de impressão?

• Reduzir custos diretos e indiretos;
• Manter as áreas de informática focadas com atividade fim da empresa;
• Atualizar de forma automática o parque de equipamentos e o treinamento da equipe;
• Planejar melhor os gastos (despesas e investimentos) da empresa;
• Conseguir maior objetividade na análise custos x benefícios;
• Acompanhar a evolução tecnológica, oferecer soluções cada vez mais eficientes e que possibilite o crescimento da empresa.

Etapas de um projeto de outsourcing de impressão:

Um projeto de outsourcing de impressão necessita de um trabalho orquestrado e planejado, que normalmente é dividido em cinco etapas bem definidas:

1º – Levantamento: Análise dos volumes de impressão e custos atuais com a produção de documentos e configuração do parque de impressoras.

2º – Proposta: Elabora-se o projeto com a solução mais viável para sua empresa.

3º – Implantação: Instalação e configuração dos equipamentos e softwares.

4º – Treinamento: Conscientização e treinamento dos funcionários sobre o processo de utilização, evitando assim o desperdício e minimizando o tempo de trabalho.

5º – Operação: Acompanhar e gerenciar serviços no ambiente de produção buscando evoluir e melhorar continuamente o processo de impressão.

Benefícios do outsourcing de impressão

Empresas que desfrutam do outsourcing como estratégia de negócio conseguem resultados eficazes em relação a sua produtividade e são, na maioria das vezes, bem sucedidas. Essas empresas adaptam-se melhor às mudanças que o mercado exige, garantindo sua sobrevivência no cenário competitivo.

Abaixo seguem alguns benefícios percebidos pelas empresas que contratam outsourcing de impressão:

• Maior produtividade e eficiência;
• Atualização tecnológica;
• Qualidade e disponibilidade dos recursos de impressão;
• Não imobilização de ativos;
• Diminuição de TCO (Custo de propriedade);
• Redução de fornecedores;
• Manutenção e suporte padronizados;
• Operação pró-ativa;
• Aumento da velocidade de impressão;
• Aumento da velocidade de processamento das impressoras;
• Diminuição do tempo de impressão para a primeira página;
• Atualização do parque de impressão;
• Redução nos custos;
• Gerenciamento de produtividade;
• Levantamento e estudo do parque de impressões e seus respectivos custos.

De uma forma geral, outsourcing de impressão é uma ótima saída para empresas que querem focar em suas atividades principais e receberem um nível de atendimento adequado a suas necessidades, no que se refere à serviços de impressão.